Inhoud
- stadia
- Deel 1 Het gesprek voorbereiden
- Deel 2 Het gesprek aangaan
- Deel 3 Voorbereiding op het gesprek
Of je nu een date wilt of een verkoop wilt doen, je moet misschien een groot telefoontje plegen. Als u niet gewend bent aan de telefoon te praten, kan een ontmoedigend gesprek beginnen. De sleutel tot een succesvolle telefooncentrale is het voorbereiden en ervoor zorgen dat beide partijen comfortabel zijn, zodat u het onderwerp gemakkelijk kunt benaderen.
stadia
Deel 1 Het gesprek voorbereiden
-
Weet wat je van het telefoontje wilt. Voordat je zelfs je telefoon neemt, is het belangrijk dat je identificeert wat je hoopt te krijgen van deze uitwisseling. Als u bijvoorbeeld iemand belt voor wie u knijpt, kan het doel zijn om te voorkomen dat u uitgaat. Tijdens een zakelijk gesprek kan het doel zijn om een service of merchandise te verkopen. Vraag jezelf af wat je van dit gesprek hoopt te krijgen.- Wanneer mogelijk, is het het beste om zo specifiek mogelijk te zijn bij het identificeren van uw doel. Dit zal je helpen om het gesprek beter voor te bereiden.
- In sommige gevallen is uw doel voor de oproep algemener. U kunt bijvoorbeeld een bedrijf bellen om te informeren naar de aangeboden diensten, zonder precies te weten waarnaar u op zoek bent. De informatie die u krijgt, kan u helpen verduidelijken wat u precies wilt of nodig hebt.
-
Ontdek met wie je gaat praten. Wanneer u belt om met een specifieke persoon te spreken die u niet goed kent, zoek dan naar informatie over die persoon. Dit helpt je een beter beeld te krijgen van wat je van het gesprek kunt verwachten. Als u bijvoorbeeld de baas van een bedrijf belt, is hij waarschijnlijk erg druk en heeft hij niet veel tijd om u toestemming te geven. Als je iemand verlegen noemt, moet je misschien het meeste praten.- Als u een zakelijke oproep doet, gaat u naar de zakelijke website van de persoon met wie u contact wilt opnemen. Je zou haar titel moeten kunnen vinden en misschien zelfs een biografie die je zal helpen een idee te krijgen van wie ze is.
- Als u persoonlijk belt, vraag dan een vriend die de persoon kent die u belt om u hierover informatie te geven.
-
Let op een paar gesprekspunten. Als je eenmaal weet wat je wilt en met wie je gaat praten, voel je je misschien meer ontspannen na het voorbereiden van enkele notities voor het telefoongesprek. Dit kunnen punten zijn die u absoluut wilt bespreken of vragen die u wilt stellen. Door een lijst op te stellen, kunt u voorkomen dat u iets belangrijks mist wanneer u belt.- Het kan nuttig zijn om een plan te maken van wat u tijdens de uitwisseling zult zeggen. Natuurlijk zul je je moeten aanpassen aan de antwoorden van je partner, maar het kan je helpen om op koers te blijven als je nerveus bent wanneer je telefoneert.
- Denk na over de waarschijnlijke duur van het gesprek. U kunt er het beste van uitgaan dat u slechts een korte tijd heeft om u te concentreren op de belangrijkste onderwerpen.
Deel 2 Het gesprek aangaan
-
Groet je gesprekspartner en stel jezelf voor. Begin met het begroeten van de persoon die opneemt Hallo of dag. De meeste mensen hebben tegenwoordig een telefoon bij de beller, maar u moet nog steeds komen, tenzij de persoon aan de andere kant van de lijn u bij uw naam begroet. Als je iemand belt die je relatief goed kent, is je naam misschien voldoende. In andere situaties moet u mogelijk meer informatie verstrekken zodat de persoon u kan identificeren.- Om uw gesprekspartner te begroeten, kunt u zich aanpassen aan het tijdstip van de dag: Hallo, goedenavond.
- Als dit een zakelijk gesprek is, moet u ook de naam opgeven van het bedrijf waarvoor u werkt. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Hallo, ik ben Jessica Brion van Grasse Communication".
- Als u iemand belt die u leuk vindt, kunt u de locatie van uw vergadering vermelden. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Hallo, het is Jean Daniel, we hebben elkaar vorige week in de sportschool ontmoet. "
- Als u iemand belt met wie u een gemeenschappelijke vriend hebt, moet u de naam van uw vriend opgeven. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Hallo, dit is Alice, lamie dÉric. Hij moet je verteld hebben dat ik zou gaan bellen ... "
- Als u belt voor een vacature, moet u opgeven waar u de advertentie hebt gevonden. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Hallo, mijn naam is Jean Valgean. Ik bel je over het bericht dat gisteren in de krant is gepubliceerd. "
- Als u een bedrijf belt om generieke informatie op te vragen, hoeft u uw naam mogelijk niet op te geven. Je zou gewoon kunnen zeggen: "Hallo, ik ben geïnteresseerd in je oppasdiensten. "
-
Vraag uw gesprekspartner of hij beschikbaar is om met u te praten. Als u wilt dat het telefoongesprek succesvol is, is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat de persoon die u belt net zo gefocust is als u op het gesprek. Daarvoor heb je het beste belang om hem te vragen of het tijd heeft om met je te praten voordat je het gesprek begint. Als uw contactpersoon bevestigt dat hij tijd heeft om te bespreken, kunt u de uitwisseling starten. Als hij je vertelt dat hij bezig is of naar buiten komt, zul je een andere tijd moeten vinden om met hem te praten.- Als de persoon die u belt niet beschikbaar is om te spreken wanneer u belt, stelt u een tijdstip in waarop u terugbelt voordat u ophangt. Je zou kunnen zeggen: "Kan ik je vanmiddag terugbellen?" Om 15.00 uur bijvoorbeeld? "
- Als iemand anders je terug wil bellen, bied hem dan een dag en een tijdstip aan waarop je beschikbaar bent. Je zou hem kunnen zeggen: 'Ik ben morgenochtend beschikbaar. Laten we zeggen rond 22 uur? "
-
Breek het ijs met banaliteiten. Als u belt om iets te vragen of te verkopen, is het niet altijd goed om meteen ter zake te gaan. Dit kan onaangenaam zijn voor je gesprekspartner. Stel een rapport op door een paar banaliteiten uit te wisselen over lichte onderwerpen, zoals het weer.- Laat banaliteiten niet te lang duren. De andere persoon zou kunnen beginnen met simpel.
- Als u de persoon kent die u belt, kunt u uw woorden personaliseren door te praten over de interessante centra die u kent. Als je bijvoorbeeld iemand belt die sportfan is, kun je hem vertellen: "PSG's wedstrijd was geweldig vannacht, niet? "
- Als je de persoon die je belt niet kent, zeg dan iets algemeners. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Het is deze week erg warm, niet? Het lijkt mij niet dat het afgelopen zomer zo heet was. "
-
Bespreek het onderwerp van uw oproep. Zodra u het gevoel heeft dat u en de andere persoon zich comfortabeler en meer ontspannen voelen, wordt het tijd om aan de slag te gaan. Vertel uw beller waarom u belt. Wees zo duidelijk en beknopt mogelijk, want als u dwaalt, wekt u de indruk dat u niet verzekerd bent.- Als u iets aan uw gesprekspartner wilt vragen, terwijl u een verzekering plant, moet u ook beleefd blijven.
- Als je te lang praat zonder te stoppen, kan je gesprekspartner uit het oog verliezen wat je zegt. Als je veel te zeggen hebt, is het een goed idee om pauzes te nemen en zijn mening te vragen.
- Eet of kauwgom niet terwijl u telefoneert. Het geluid zou de indruk wekken dat je niet echt bij het gesprek betrokken bent.
Deel 3 Voorbereiding op het gesprek
-
Zoek een rustige plek. Wanneer het tijd is om te bellen, moet u ervoor zorgen dat dit zo soepel mogelijk verloopt. U moet een omgeving creëren die bevorderlijk is voor het gesprek. Kies een rustige plek, waar het achtergrondgeluid tot het maximum beperkt blijft, om te voorkomen dat u uw gesprekspartner moet vragen om te herhalen wat hij zojuist heeft gezegd of moet schreeuwen dat hij u hoort.- De beste plaats om te bellen is een kamer waar u alleen bent en waarvan de deur wordt gesloten. Zo weet u zeker dat de ruimte kalm zal zijn.
- Als u vanuit uw kantoor moet bellen, in een open vak, dicht bij uw collega's, kunt u dit plannen op een moment dat het kantoor niet vol is. U kunt bijvoorbeeld telefoneren tijdens uw lunchpauze of aan het einde van de dag, wanneer uw collega's naar huis terugkeren.
- Vermijd waar mogelijk belangrijke telefoontjes op een openbare plaats, zoals een restaurant of winkel. Deze plaatsen zijn meestal rijk aan afleiding en veel te lawaaierig om een succesvol gesprek te voeren. Als je iemand moet bellen als je weg bent, probeer dan een rustige plek te vinden, zoals de gang die leidt naar de badkamer van een restaurant of een lege plank van een winkel.
-
Controleer of het netwerk goed is. Tegenwoordig gebruiken veel mensen hun mobiele telefoon als hun hoofdtelefoon. Als dat het geval is, zorg er dan voor dat u een goed signaal hebt voordat u belt, om te controleren of de verbinding goed is. Beweeg totdat je genoeg signaal hebt. Als het u niet lukt, kunt u een vaste lijn gebruiken.- De geluidskwaliteit van een oproep vanaf een vaste lijn is soms beter dan op een mobiele telefoon. Gebruik hiervoor bij voorkeur een vaste lijn als uw oproep erg belangrijk is. Dit zal vooral het geval zijn als u een oudere persoon belt, wiens lof misschien niet uitstekend is.
- Wanneer u een mobiele telefoon gebruikt, moet u het apparaat vasthouden zodat de interne microfoon zonder problemen uw stem kan uitzenden. Het is het beste om de luidspreker niet luid te bellen.
-
Zorg ervoor dat je je comfortabel voelt. Zorg ervoor dat u klaar bent om u volledig op het gesprek te concentreren voordat u het nummer kiest. U moet bijvoorbeeld ervoor zorgen dat u niet naar het toilet wilt en dat u iets te drinken in de buurt heeft voor het geval u dorst heeft. Bereid ook weefsels voor, voor het geval u tijdens het gesprek moet niezen.- Bepaal of u beter kunt staan of zitten om te bellen. Als je nerveus bent, kan pacen tijdens het telefoneren je helpen kalmeren.