Hoe effectieve vergaderingen te houden

Inhoud

• stadia

is een wiki, wat betekent dat veel artikelen zijn geschreven door verschillende auteurs. Om dit artikel te maken, namen 11 mensen, sommige anoniem, deel aan de editie en de verbetering ervan in de loop van de tijd.

Het houden van een effectieve zakelijke bijeenkomst kan uw bedrijf helpen resultaten te behalen en belangrijke doelen te bereiken. Om er zeker van te zijn dat u een effectieve vergadering hebt, volgen hier enkele tips over hoe u effectieve vergaderingen kunt houden.

stadia

1. 
   

   
   Definieer de belangrijkste punten van uw vergadering met een agenda.
   • Een belangrijk onderdeel van het runnen van een zakelijke bijeenkomst is het plannen van vergaderingen. Zorg ervoor dat uw belangrijkste punten schriftelijk, met de hand of op een computer zijn. U kunt deelnemers ook een exemplaar van uw agenda geven, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en zich kunnen voorbereiden op de vergadering.

     
     

     
     
   • In uw agenda moet u uw doel voor de vergadering aangeven. Dit zou het belangrijkste resultaat moeten zijn waar u naar streeft, zoals een nieuw idee hebben of een groot probleem bespreken. Probeer het aantal items in uw agenda te beperken. U moet de belangrijkste punten tijdens uw vergadering bespreken.

2. 
   

   
   
   
   Volg de agenda bij het leiden van een vergadering.
   • Zorg ervoor dat u het schema van uw vergadering volgt. Als de vergadering van het onderwerp begint af te wijken, richt u de vergadering opnieuw op het onderwerp dat wordt besproken.

3. 
   

   
   Start uw vergadering onmiddellijk.
   • Zodra de vergadertijd is aangebroken, start u de vergadering. Dit zal je helpen je rol als chef te bepalen en de tijd die je hebt te gebruiken.

4. 
   

   
   Stel een tijdslimiet in voor uw vergadering.
   • Vergaderingen moeten niet te lang duren: maximaal 30 minuten is een goed gemiddelde. Door de vergadering kort te houden, zorgt u ervoor dat u efficiënter bent en de tijd verstandig gebruikt, en uw deelnemers zullen meer gefocust zijn als ze weten dat de vergadering kort is. Wanneer uw tijd om is, rondt u uw vergadering af. Tijdens de volgende vergadering kunt u nog andere punten bespreken.

5. 
   

   
   
   
   Moedig deelnemers aan om opmerkingen en suggesties te maken.
   • Stel vragen en laat deelnemers aan de vergadering vrijwillig antwoorden. Forceer deelname niet, maar moedig hen vriendelijk aan om een ​​bijdrage te leveren. Als iemand een opmerking maakt, begeleid dan anderen door iets te zeggen als: "Fijn. Heeft iemand anders nog iets toe te voegen? Of "Laten we nog een suggestie horen".
   • Bel niet degenen die zelden spreken, omdat dit hen ongemakkelijk kan maken. Moedig ze indirect aan door te zeggen: 'Ik waardeer de mening van iedereen hier. Heeft iemand iets toe te voegen? En kijk eens naar de persoon met wie je wilt praten. Hij kan zich aangemoedigd voelen om zijn gedachten te delen, en als hij dat niet is, heeft hij geen last van geroepen te worden.

6. 
   

   
   Vat de belangrijkste punten samen aan het einde van de vergadering.
   • Bekijk snel wat er is besproken, zodat deelnemers er niet meer aan denken. Deel opdrachten uit of geef instructies voor het afsluiten en eindig op tijd. Vergeet niet iedereen te bedanken voor hun aanwezigheid en deelname.