Inhoud
is een wiki, wat betekent dat veel artikelen zijn geschreven door verschillende auteurs. Om dit artikel te maken, hebben 20 anonieme mensen in de loop van de tijd aan de editie en verbetering deelgenomen.Het is natuurlijk mogelijk om uw taken die moeten worden uitgevoerd bij voorrang op een stuk papier te registreren als u zich in staat voelt om alles in de namiddag te doen.
Als u echter tegelijkertijd veel dingen te doen krijgt, worden ze vaak uitgesteld tot de dag erna, als dat niet de maand erna is. Dankzij de Excel-spreadsheet die we in dit artikel willen maken, worden uw prioriteiten automatisch door Excel beheerd volgens de toekomstige deadlines en wordt de volgorde van de uit te voeren taken gereorganiseerd zodat u deze taken zo min mogelijk kunt uitstellen. .
Volg deze gids en binnen 20 minuten heeft u een zeer effectieve manier om uw prioriteiten op uw computer te beheren.
Opmerking: volgens de internationale versies van Excel, de punt scheiding in de formules kan worden vervangen door de puntkomma.
stadia
-
Maak een tabblad "Desktop" of "Home". Open een nieuw Excel-werkblad. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad "Blad1" onderaan het scherm en klik op "Naam wijzigen". Registreer in plaats daarvan "Huis" of "Kantoor". -
Hernoem ook "Sheet2" naar "Pattern" en "Sheet3" naar "Points" volgens dezelfde procedure als in de eerste stap. -
Maak de belangrijkheidstabel. Vul op het tabblad "Punten" de kolommen A, B en C als volgt in: -
Definieer de naam "Belang". Selecteer cellen A2 tot C7. Klik in Excel 2007 of hoger op "Formules" en vervolgens op "Een naam definiëren". Klik in Excel 2004 of hoger op "Invoegen"> "Definiëren"> "Naam".- Wanneer Excel u vraagt om de naam in te stellen, voert u "Belang" in en klikt u op "OK".
-
Maak de tabel met inspanningen. Herhaal stap 3, 4 en 5 om de inspanningstabel in kolommen E, F, G te maken. Selecteer cellen E2 tot G6 en definieer ze met de naam "Inspanning". -
Maak een noodtabel. Herhaal stap 3, 4 en 5 om de noodtabel in kolommen I, J en K te maken. Definieer deze cellen met de naam "Noodgeval". -
Voer de headers in op het tabblad "Home" of "Office", afhankelijk van uw keuze. We nemen hier aan dat u ervoor hebt gekozen dit tabblad "Huis" te noemen. Klik erop en plaats de volgende headers in regel 1:- A - Prioriteit; We zullen hier de formule van de prioriteiten invoeren, 1 voor de belangrijkste taken. Maar dit aantal kan oplopen tot meer dan 100.
- B - Taak; de naam van de uit te voeren taak
- C - Belang; dit wordt genoteerd met de letters A, B, C, D, E of F van de tabel.
- D - Inspanning, een opmerking tussen 1 en 5, getrokken uit de tabel "Inspanning".
- E - Noodgeval; Een formule op basis van de deadline voor het voltooien van de taak
- F - Deadline; De datum waarop de taak uiterlijk moet zijn voltooid. De deadlines moeten niet altijd strikt worden gerespecteerd. "Versnelling" vertelt u dus de datum waarop u deze taak zou kunnen uitvoeren en "Uitbreiding" geeft u de datum totdat de taak kan worden uitgesteld. We zouden bijvoorbeeld een 5-daagse versnelling en een 4-daagse verlenging van de taak "Ga naar de kapper" kunnen geven - het zou inderdaad geen zin hebben om twee weken van tevoren naar de kapper te gaan en mensen zouden merken dat je moet naar de kapper gaan als je meer dan 4 dagen te laat bent.
- G - Versnelling - Aantal dagen vóór de sluitingsdatum vanaf waar u de betreffende taak al kon (beginnen) te voltooien.
- H - Uitbreiding; automatische verlenging van de deadline
- I - resterende dagen; dit is een formule die het aantal dagen vóór de sluitingsdatum berekent. De formule retourneert een negatief aantal dagen als de deadline wordt overschreden.
- J - Einddatum; de datum waarop de taak is voltooid.
- K - Opmerkingen; alle details betreffende de uit te voeren taak
-
Voer uw takenlijst in. Merk op dat de kolommen "Prioriteit", "Noodsituatie" en "Resterende dagen" leeg zijn gelaten. We zullen ze later voltooien met behulp van formules. Hieronder staan voorbeelden van huishoudelijke taken die u wellicht moet doen. -
Tussen de formules voor "Resterende dagen", "Noodsituatie" en "Prioriteit". Deze formules moeten worden ingevoerd op de tweede regel van elk van de in de vorige zin genoemde kolommen.- In kolom I (resterende dagen) = F2-SI (ESTVIDE (J2), VANDAAG (), J2)
- In kolom E (Emergency) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
- In kolom A (Prioriteit) = VERT.ZOEKEN (C2, Belang, 2, ONWAAR) + VERT.ZOEKEN (D2, Inspanning, 2, ONWAAR) + VERT.ZOEKEN (E2, Emergency, 2, FALSE)
-
Schakel het formaat van cel I2 naar "Nummer". Klik met de rechtermuisknop op de cel, selecteer "Celindeling" en klik op "Nummer". Plaats ook "0" in het vak "Aantal decimalen". Klik op "OK". -
Kopieer de formules in de kolommen "Prioriteit", "Noodsituatie" en "Resterende dagen" en breid ze uit naar de resterende lege vakjes in elk van deze kolommen. Klik eerst op "E2" en druk tegelijkertijd op de toetsen "CTRL" en "C" en selecteer vervolgens de cellen E3 tot E10 en druk tegelijkertijd op de toetsen "CTRL" en "V". Doe hetzelfde om de formule van I2 in vakken I3 tot I10 uit te breiden. Herhaal ten slotte deze procedure opnieuw om de A2-formule uit te breiden naar cellen A3 tot A10. Let niet op rare waarden die worden geretourneerd door cellen op lijnen waar geen taak is geschreven. -
Sorteer de lijnen in volgorde van prioriteit. Selecteer cellen A1 tot K1 en vergroot deze selectie om alle regels met een taak te omvatten. Klik vervolgens op "Gegevens"> "Filter". -
Bewaar uw spreadsheet, inclusief de datum, om de laatste datum te vinden waarop het bestand is geopend. -
Voltooi de uitgevoerde taken. Wanneer u een taak hebt voltooid, voert u deze in de kolom "Einddatum" in. Onthoud deze truc: wanneer u tegelijkertijd op "CTRL" + ";" (de Control-toets en de;) -toets drukt, wordt de huidige datum automatisch in de geselecteerde cel weergegeven. -
Bekijk elke dag de volgorde van uw prioriteiten. Hier zijn de prioriteiten voor de komende dagen. Op 13 juli moeten alle taken worden uitgevoerd vóór de zogenaamde "versnellingsperiode". Op 20 juli zijn de topprioriteiten (die met het kleinste aantal) vier taken, waaronder het maaien van gras (dat de deadline heeft bereikt). Op 21 juli is de prioriteit van het maaien van gras nog groter (we zijn de "dextensie" -periode ingegaan) en op 23 juli is deze prioriteit zelfs nog meer toegenomen, omdat we de "dextensie" -periode zijn gepasseerd. We zien ook dat de taak "de kosten betalen" is toegenomen op de datums van 23 en 25 juli.
- Lees de onderstaande artikelen voor meer informatie over het beheren van uw tijd en prioriteiten.
- Het is mogelijk om een kopie van deze spreadsheet te downloaden naar het volgende adres:
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5 online () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 + online () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Aarzel niet om uw takenlijst dagelijks te sorteren indien nodig.
- Verdeel uw grote taken in verschillende kleinere.
- Kopieer uw terugkerende taken op het tabblad "Sjabloon" zodat u ze gemakkelijk kunt vinden en kopiëren.
- U bent vrij om de aan elk prioriteitsniveau toegewezen punten te wijzigen.
- Combineer de taken met betrekking tot uw gezin en uw huis niet met taken die verband houden met uw werk in dezelfde Excel-werkmap.
- U bent vrij om nieuwe kolommen aan deze tabel toe te voegen - wie u de taak heeft toegewezen, in welke categorie de taak is ingeschreven, enzovoort.
- Gebruik de AutoFilter-tool om taken te selecteren die de deadline overschrijden (Urgentie = 1) of zeer belangrijke taken (Belang = "A").
- Een manier om een terugkerende taak altijd up-to-date te houden, is door deze in te voeren in de kolom "Deadline" (dit voorbeeld is gebaseerd op vrijdag, hier aangegeven met de "5")
- Voeg een voorwaardelijk formulier toe (met behulp van de functie "SI") in uw kolom "Deadline" om automatisch aan te geven wanneer de deadline is verstreken.
- Tel elke week of maand het aantal uitgevoerde taken tijdens de gekozen periode. Dit kan de enige positieve feedback zijn die u op uw werk ontvangt.
- Deze formule neemt de huidige datum (maandag = 1, dinsdag = 2 enz.) En controleert of we de vrijdag van de huidige week al zijn gepasseerd of niet. Als dit het geval is, voegt de formule 7 toe aan de huidige vrijdag om het resultaat van volgende vrijdag als resultaat te retourneren. Als vrijdag nog niet is ingehaald, retourneert de formule gewoon de datum van vrijdag van deze week.
- In dit voorbeeld, maandag = 1, dinsdag = 2, woensdag = 3, donderdag = 4, vrijdag = 5, zaterdag = 6, zondag = 7.
- We kunnen deze formule ook wijzigen, bijvoorbeeld voor dinsdagen. We zien in de bovenstaande lijst dat dinsdag = 2, het is dus noodzakelijk om de formule die hierboven wordt gegeven 5 bij 2 te wijzigen.
- Bewaar dit blad regelmatig.
- De nummers die aan deze verschillende prioriteiten zijn toegewezen, worden niet altijd geordend. Het vullen van een prioriteit met een toegewezen nummer "1" zal dus niet het aantal verhogen dat bij de andere prioriteiten hoort. Het is mogelijk dat sommige prioriteiten een bijbehorend nummer hebben dat groter is dan 100 en dat alle mogelijke nummers niet zijn toegewezen aan prioriteiten. Ik raad je aan om je te concentreren op prioriteiten met getallen tussen 1 en 12.
- Maak je geen zorgen als je veel taken in deze spreadsheet schrijft. Het is absoluut niet beschamend dat taken enkele maanden onderaan de lijst blijven staan. Ze beginnen in de lijst te verschijnen wanneer hun deadline nadert.
- De manier waarop u uw tijd beheert, is uniek voor u en deze spreadsheet is mogelijk helemaal niet geschikt voor u. Je denkt misschien ook dat het elke dag openen van dit bestand te veel werk vergt of te opdringerig is. Daarom kan deze spreadsheet bijvoorbeeld nuttig voor u zijn, wat voor uw buurman totaal nutteloos lijkt of vice versa.
- U kunt een spreadsheet van de online spreadsheetsoftware van Google gebruiken in plaats van Excel te gebruiken. Uw bestand is dus overal beschikbaar wanneer u toegang hebt tot internet.