Inhoud
- stadia
- Deel 1 Organiseer de gunning van de dienst
- Deel 2 Beheer van de overgangsperiode
- Deel 3 Denken in termen van ontwikkeling op lange termijn
Wanneer u een functie verlaat, is het waarschijnlijk dat uw supervisor of manager uw hulp zal zoeken om het contracteren van uw opvolger te vergemakkelijken. Als u ondernemend en georganiseerd bent, kunt u zorgen voor een soepele overgang voor uw bedrijf en vertrekken terwijl u een uitstekende professionele reputatie achterlaat.
stadia
Deel 1 Organiseer de gunning van de dienst
-
Bespreek de voortgang van de overdracht met uw supervisor. Om te beginnen moet u een grondig gesprek hebben met uw supervisor om te bepalen hoe de service precies zal worden uitgevoerd. Afhankelijk van het werk dat u doet en de manier waarop uw manager graag werkt, moet u mogelijk veel bijdragen aan de overgang. Dit kan het feit inhouden dat degene die u vervangt, u gedurende enkele dagen of zelfs langer ziet werken.- In de meeste gevallen moet u op zijn minst een officieel overdrachtsdocument voorbereiden.
- Bespreek dit met uw manager en bepaal hoeveel u verwacht bij te dragen en waarop u zich moet concentreren wanneer u de service inlevert.
-
Maak een voorlopige presentatie van uw overdrachtsdocument. Zodra u een duidelijk idee hebt van de verwachtingen van uw supervisor, kunt u beginnen met het schrijven van het overdrachtsdocument. Dit helpt je jezelf te organiseren, terwijl je alle verschillende taken en informatie classificeert die je tijdens deze overgangsperiode moet overbrengen. Het document moet de volgende elementen bevatten:- gedetailleerde informatie over uw dagelijkse activiteiten, prioriteiten en taken,
- een overzicht van de essentiële punten met betrekking tot deze functie,
- een duidelijke verklaring van wat van uw opvolger wordt verwacht,
- een lijst met alle belangrijke documenten die moeten worden verzonden. Dit kan een werkplan of een bepaald contract zijn.
-
Stel alle laatste details in. Als je weet dat je je bericht binnenkort zult verlaten, kan het je helpen extra moeite te doen om ervoor te zorgen dat je niets onafgemaakt achterlaat. Je zult echte voldoening ervaren als je erin slaagt om dit te bereiken en je zult ook degene die je vervangt op een goede basis kunnen helpen. Als je dit doet, zul je ook aan de slag gaan door goed met je bazen om te gaan en een goede reputatie te behouden.- Dit is misschien niet altijd mogelijk, maar als u een map hebt die moet worden voltooid, moet u de extra moeite doen om deze te voltooien.
- Bovendien kan een nieuwe persoon die een overeenkomst komt af te handelen wanneer deze bijna is gesloten, het moeilijk vinden om deze af te ronden, omdat hij niet op de hoogte is van alle complexiteit van het bestand.
-
Praat met je collega's. Voordat uw opvolger aantreedt, moet u tijd vinden om met uw collega's over de overdracht te bespreken en hen vragen of zij denken dat er iets is waarop u zich moet concentreren. Als er een probleem in behandeling is en u weet het niet, dan is dit de droommogelijkheid om hiervan kennis te nemen.- Nieuwe problemen zullen waarschijnlijk geen invloed hebben op je laatste dagen, maar als je ze tenminste kent, kun je ze melden aan degene die jouw plaats inneemt.
- Het geeft u ook de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat al uw medewerkers weten dat u vertrekt en wanneer u vertrekt. Informeer hen over de overgangsperiode zodat zij er rekening mee houden.
- De kans is groot dat uw productiviteit tijdens een overgangsperiode daalt. Daarom is het een goed idee om uw medewerkers vooraf te informeren.
-
Schrijf een officieel overdrachtsdocument. De laatste stap bij het voorbereiden van de overgang is het schrijven van het officiële overdrachtsdocument. U kunt het concept dat u hebt gemaakt gebruiken, maar vergeet niet het uit te breiden en alle cruciale informatie op te nemen. U moet het document bekijken met uw supervisor en alle andere leden van het team. Probeer dit te doen en stuur het document een paar dagen vóór de datum waarop het zou moeten aantreden naar uw opvolger. De inhoud van dit type document is afhankelijk van het type werk dat is uitgevoerd, maar kan het volgende bevatten:- een lijst en een tijdschema van de uit te voeren acties,
- een briefing over actuele kwesties,
- een kalender met deadlines en aankomende evenementen,
- inloginformatie en wachtwoorden,
- een lijst met nuttige contacten,
- een handleiding voor het beheren van mappen en bestanden op de computer.
Deel 2 Beheer van de overgangsperiode
-
Wijs zoveel mogelijk tijd aan de overgang toe. U kunt nog steeds aanwezig zijn wanneer uw opvolger aantreedt en u wordt gevraagd om een completere service te voltooien.De duur van deze overgang varieert, maar in sommige gevallen hebt u een paar dagen of meer om de nieuwe te helpen zijn stempel te drukken. Over het algemeen geldt dat hoe meer tijd u doorbrengt in de overgangsperiode, hoe meer informatie u kunt verzenden.- Er zullen onvermijdelijk details zijn die u zult vergeten en iemand die u volgt is een goede manier om de verschillende dagelijkse taken die u uitvoert te confronteren.
-
Geef de belangrijke documenten persoonlijk door. Tijdens de overgangsperiode is het een goede gewoonte om ervoor te zorgen dat alle kritieke gegevens en belangrijke documenten persoonlijk worden doorgegeven. Dit zal helpen ervoor te zorgen dat de belangrijkste taken in de normen worden uitgevoerd en dat de prioriteiten duidelijk worden gedefinieerd. Als u de documenten persoonlijk doorgeeft, kunt u ook de meest complexe kwesties grondig bespreken voordat u vertrekt.- Deze kans dat u belangrijke informatie moet doorgeven, terwijl uw opvolger u rechtstreeks vragen kan stellen, is essentieel voor een soepele overgang.
- Dit geeft je ook de kans om een kegel te geven en verschillende nuances in een discussie te brengen die anders misschien waren genegeerd.
-
Doe de moeite om uw hulp te brengen. Als je op je werk contact hebt met je opvolger, moet je altijd ondernemend en zorgzaam zijn. Doe een poging om eventuele problemen te identificeren en op te lossen. De persoon die je vervangt, kan de eerste dagen geïntimideerd en een beetje verlegen zijn en hij kan bang zijn je te storen met zijn vragen.- Maak duidelijk dat je er bent om te helpen en dat vragen welkom zijn.
- Door dit te doen, helpt u een situatie te creëren waarin de verantwoordelijkheid voor de overdracht van de dienst wordt gedeeld tussen uw opvolger en u.
-
Organiseer een vergadering om de overdracht te sluiten. Het laatste wat je moet doen voordat je de dienst afrondt, is het organiseren van een ultieme ontmoeting met degene die je vervangt. Vraag hem eventuele openstaande vragen die hij heeft en de aantekeningen die hij heeft gemaakt in te dienen. Deze bijeenkomst is een uitstekende gelegenheid voor de nieuwe om ervoor te zorgen dat hij zijn verantwoordelijkheden en rol begrijpt.- Alle onzekerheden kunnen tijdens deze vergadering worden verduidelijkt.
- Afhankelijk van het type plaats waar u werkt, kan het verstandig zijn om te voorkomen dat uw supervisor of manager de vergadering bijwoont.
- U moet op zijn minst uw manager op de hoogte brengen van waar en wanneer de vergadering wordt gehouden, en vragen of u nog iets wilt toevoegen.
Deel 3 Denken in termen van ontwikkeling op lange termijn
-
Markeer een ondersteunend document of training. Probeer de overdracht van service te zien als een kans die u wordt geboden om uw opvolger echt alle kansen te geven om te slagen. U geeft niet alleen het werk en de taken door, u probeert ook de persoon die u vervangt te helpen om zich professioneel te ontwikkelen, naast het bijdragen aan de soliditeit van uw oude bedrijf op de lange termijn.- U kunt dit doen door trainingsmogelijkheden in te dienen die u kent.
- Misschien volgde je, toen je begon met dit werk, trainingen die je hielpen je stempel te drukken en aan te passen.
- Vergeet dit niet aan uw opvolger te presenteren en moedig hem aan om verschillende mogelijkheden te verkennen.
-
Verwaarloos de werkcultuur niet. Als u de gelegenheid hebt om tijd door te brengen met degene die uw fakkel wil pakken, is het belangrijk dat u zich niet alleen concentreert op de technische aspecten van uw werk. Elk bedrijf is uniek en heeft een unieke omgeving en werkcultuur die een nieuwkomer kan intimideren of verwarren. Neem de tijd om uit te leggen hoe dingen in uw bedrijf werken.- Probeer hem op kantoor rond te leiden en aan alle werknemers te presenteren.
- Zorg ervoor dat u de rol van de nieuwkomer duidelijk definieert en de taken van voormalige werknemers verduidelijkt.
- Als het werk dat de nieuwe persoon doet, iets anders is dan dat van u of zijn / haar prioriteiten en verantwoordelijkheden verschillen, zorg er dan voor dat andere werknemers dit weten.
-
Geef uw gegevens op. Als u echt meer wilt doen, geeft u uw contactgegevens door aan de nieuwe medewerker. Je kunt hem vertellen dat hij de mogelijkheid heeft om contact met je op te nemen in geval van een groot probleem of als hij moet worden begeleid. Niet iedereen zal het graag doen, en dat zal zeker afhangen van je relatie met je voormalige baas.- Een probleem kan vaak worden opgelost met een eenvoudige e-mail.
- Het feit dat u voornemens bent om goed te helpen na vertrek, zal een goede indruk achterlaten en uw reputatie helpen verbeteren.