Inhoud
- stadia
- Deel 1 Een methode voor het opnemen van gegevens kiezen
- Deel 2 Realiseer de studie
- Deel 3 Resultaten analyseren en wijzigingen aanbrengen
De studie van tijd en beweging omvat het analyseren van taakprestaties door observatie en timing van taken. Het kan u helpen bepalen hoe effectief uw dag zou kunnen zijn, waardoor u energie en tijd kunt besparen voor het welzijn van iedereen! Je kunt dit soort onderzoek bij jezelf of bij iemand anders doen. Maar eerst moet u de te gebruiken methode kiezen, van realtime observatie tot bemonsteringsmethoden (de snapshot-methode), voordat u doorgaat met het observeren en timen van de taak. Nadat het onderzoek is voltooid, kunt u de resultaten gebruiken om een efficiëntere manier van werken op te zetten.
stadia
Deel 1 Een methode voor het opnemen van gegevens kiezen
-
Gebruik de bemonsteringsmethode als de tijd om is. Deze methode houdt in dat de werknemer op bepaalde tijden wordt geobserveerd in plaats van gestaag. De intervallen kunnen willekeurig of regelmatig zijn. Je observeert de werknemer gedurende een bepaalde periode en extrapoleert vervolgens op basis van de monsters de tijd die aan elke taak wordt gegeven. Deze methode is effectiever bij activiteiten met weinig componenten of werknemers die over het algemeen weinig taken uitvoeren.- Bijvoorbeeld, bij een medewerker wiens hoofdtaak facturering is, kan willekeurige steekproef effectief zijn omdat het u toestaat om te zien wat de persoon doet telkens wanneer u de balans opmaakt. Zodra u alle gegevens hebt, kunt u de activiteit of component identificeren die meer tijd voor de persoon in beslag neemt door de frequentie en duur van de taak in elke willekeurige steekproef te vergelijken.
- Het voordeel van deze benadering is de mogelijkheid om meer dan één persoon in een gedefinieerde tijdsperiode te observeren door individuele rotatie.
- Als u deze methode op uzelf toepast, kunt u een alarm plannen dat op bepaalde tijdsintervallen voor u wordt geactiveerd om het werk dat u doet voor een bepaalde periode op te nemen.
-
Bekijk de activiteit in realtime om vragen te stellen. Met deze methode bevindt u zich in dezelfde ruimte als de werknemer wanneer deze de taak uitvoert. Je observeert het werk dat het uitvoert en breekt het af terwijl je het timt. Elk onderdeel moet een begrijpelijk geheel zijn zonder te gedetailleerd en moeilijk te volgen te zijn.- Het is niet nodig om een grote activiteit te timen zonder de componenten te onderzoeken. Via deze kunt u de tekortkomingen identificeren. Het is eigenlijk niet nodig om de werknemer in zijn functie te stoppen: u zult de taak gewoon afbreken voor registratiedoeleinden. Als het bijvoorbeeld zijn taak is om brieven te raadplegen, zijn de componenten: ga waar de e-mails zijn, zoek de betreffende e-mails, breng ze naar kantoor, open de enveloppen, lees de inhoud en gooi of behandel elke e-mail.
- Het kan nuttig zijn om een groep mensen te hebben die verantwoordelijk is voor het observeren van de werknemer. Zo kan de ene persoon de klok stoppen, een andere tijd opnemen en een derde persoon voor het maken van aantekeningen.
- U kunt deze methode ook op uw werk toepassen. In dit geval moet u elke component beoordelen terwijl u deze uitvoert.
-
Maak een video voor een natuurlijker gevoel. In plaats van de in realtime uitgevoerde activiteiten te observeren, maak je een video. U kunt dus later terugkomen om de duur van elk werk te analyseren. Het zal geen groot verlies voor je zijn, omdat je de opname altijd terug kunt spoelen om een reeks te bekijken. -
Neem video op om nauwkeurigere resultaten te krijgen. Als u uw eigen prestaties meet, is deze methode veel eenvoudiger dan de andere twee. Installeer een camera op een statief met de ideale hoek om de taak op te nemen. Laat de camera een taak opnemen die u aan het doen bent, bijvoorbeeld wanneer u een rapport schrijft.- Evalueer de activiteit gedurende een bepaalde periode. U kunt de evaluatie bijvoorbeeld een week of een maand uitvoeren.
Deel 2 Realiseer de studie
-
Maak een spreadsheet om de gegevens op te slaan. U hebt een hulpmiddel nodig om de taak vast te leggen en een spreadsheet is ideaal. Afgezien daarvan moet u de tijd opnemen. Taken worden vaak in batches uitgevoerd. Als dit het geval is, plant u een veld om de duur van elk onderdeel van elke taak vast te leggen. Voor dit onderdeel heeft u alleen een aantal genummerde vakken nodig. U moet ook een kolom voor opmerkingen toevoegen.- Als het bijvoorbeeld de taak van een medewerker is om e-mails te controleren en een van de componenten is om ze te lezen, noteer dan de tijd die het kost om elk te lezen in de genummerde delen naast de component.
-
Verdeel de werklast in kleine activiteiten. Om een tijd- en bewegingstudie te kunnen doen, moet je de voor elke taak toegewezen tijd gedeeltelijk bepalen. Over het algemeen is de enige manier om de prestaties van een team te verbeteren, te kijken naar de kleine acties van elke taak. Zodra het werk is voltooid, geeft u elk onderdeel aan, gevolgd door een korte beschrijving.- Het geheim is om het juiste detail te vinden. De tijd die nodig is om op een knop te drukken, is bijvoorbeeld overbodige informatie. Gebruik echter niet te veel, omdat dit u de gegevens kan ontnemen die nodig zijn om het prestatieniveau te detecteren.
- Stel dat u uw e-mails controleert. Deze taak moet als volgt worden onderverdeeld: verbinding maken met uw computer en uw inbox, spam verwijderen zonder deze te openen, e-mails lezen, antwoorden op e-mails schrijven en bestanden in mappen sorteren.
-
Bewaar elke taak. Begin met een stopwatch. Probeer elk deel van de taak te timen en noteer hoe lang het duurde om elke taak te voltooien. Het is over het algemeen gemakkelijker om de stopwatch te stoppen en opnieuw te starten met behulp van de verstreken tijd. Later kunt u het aantal seconden berekenen dat nodig was voor elke activiteit.- Verzamel de gegevens over meerdere dagen voor een betere nauwkeurigheid.
-
Tijdtaken met video's. Wanneer u een video gebruikt, moet u deze stoppen en opnieuw starten voor elk onderdeel dat u aan het timen bent. Dit geeft u de tijd om waarnemingen te doen en de duur van elk onderdeel te noteren.
Deel 3 Resultaten analyseren en wijzigingen aanbrengen
-
Bereken de gemiddelde duur van elke stap. Nadat u alle gegevens hebt verzameld, probeert u de gemiddelde duur van elke stap te berekenen. Om het gemiddelde te krijgen, som je alle duur van een component op en deel je het aantal duur in die groep.- Als e-mail lezen bijvoorbeeld een onderdeel is, kunnen de duur 4 minuten, 1 minuut, 2 minuten, 3 minuten en 5 minuten zijn. Som deze getallen: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Deel het resultaat door het aantal verzamelde duur. In het geval van de soort is het 5. Deel 15 door 5 om per post gemiddeld 3 minuten te hebben.
-
Bepaal de gemiddelde duur van een activiteit. De eenvoudigste manier om de gemiddelde duur van een hele taak te bepalen, is het optellen van alle gemiddelden van de componenten. Hiermee kunt u het gemiddelde van al het werk vinden. -
Rangschik de taken op belangrijkheidsniveau. Classificeer activiteiten op belangrijkheidsniveau om te weten welke prioriteiten zijn. Het is niet nodig om nummers toe te wijzen: u kunt ze gewoon labelen als belangrijke en niet als belangrijke taak. Het kan bijvoorbeeld belangrijk zijn om e-mails te beantwoorden, maar tenzij u in de klantenservice werkt, is het waarschijnlijk een minder belangrijke taak dan het schrijven van een rapport. -
Verminder de activiteiten van minder belang en tijdrovend. Bepaal na het evalueren van alle taken welke voldoende tijd kosten, maar welke niet van grote waarde zijn. Het is dit werk dat u zal helpen manieren te vinden om uw uitgaven te verminderen. Het is even belangrijk om te kijken naar activiteiten die tijdrovend zijn, maar ook belangrijk in uw werk. Het zou zeker geen kwaad om ze efficiënter te maken. -
Kijk uit voor gelijktijdige vlekken. Gelijktijdige taken verlengen meestal de duur van elke activiteit, omdat u zich niet kunt concentreren op meerdere taken tegelijk. Probeer het anders als u meerdere taken uitvoert, zoals het bekijken van e-mails en het schrijven van een rapport. Stel een tijd in om één taak tegelijk te doen. Laat ze met rust als u een rapport schrijft.- Als je de hele dag je gedachten leest, maak je mentaal los van alle andere taken die je uitvoert. Vaak is het beter om slechts één taak tegelijk te doen. U kunt ze bijvoorbeeld 's ochtends,' s middags en vlak voor het werk lezen.
-
Zoek naar tekortkomingen om deze te verminderen. Je zult vaak inefficiënties vinden in de taken die je tijd en beschrijft. Door deze tekortkomingen te elimineren, kunt u beter werken en het meeste uit uw tijd halen.- Als u bijvoorbeeld elke dag documenten in een andere ruimte buiten uw kantoor moet invullen, moet u de tijd nemen om dit meteen te doen. Het constante heen en weer verspillen van je tijd die je zou kunnen besteden aan andere taken.