Inhoud
- stadia
- Deel 1 Een communicatieplatform kiezen
- Deel 2 Creëer effectief trainingsmateriaal
- Deel 3 Toezicht houden op personeel
Werknemers die op afstand werken, kunnen een belangrijke troef zijn voor uw organisatie. Hun training kan echter bijzondere uitdagingen opleveren. Als uw werknemers ver van uw bedrijfspand wonen, moet u een consistent en betrouwbaar communicatieplatform opzetten. Stuur ze goed ontwikkeld trainingsmateriaal zodat ze zelf de functie-eisen leren kennen. Ten slotte kunnen direct toezicht en regelmatige feedback hen helpen zich op een efficiënte en effectieve manier aan te passen.
stadia
Deel 1 Een communicatieplatform kiezen
-
Vraag hen indien mogelijk naar het bedrijf te gaan. Zelfs als een medewerker op afstand werkt, kunt u deze voor training naar het bedrijf brengen. Dit is meestal de meest praktische en kosteneffectieve trainingsoptie voor werknemers die op afstand werken, maar die in de buurt van een kantoor of een dochteronderneming van het bedrijf wonen. Als ze echter te ver leven, kan deze mogelijkheid worden uitgesloten. -
Organiseer videoconferenties voor gepersonaliseerde training. Oproepen en teleconferenties geven een persoonlijk tintje aan het trainingsproces en kunnen worden gebruikt om belangrijke details over de taak te verduidelijken. Wekelijkse intervalgesprekken helpen u de voortgang van uw personeel bij te houden.- Videoconferenties zijn effectiever voor werknemers die op afstand werken en betrokken zijn bij de strategie of marketing van het bedrijf: met dit kanaal kunt u vrijuit ideeën en procedures met hen bespreken.
- Als de werknemer en u niet dezelfde tijdzones hebben, moet u een tijd kiezen die u beiden past.
- Hier zijn enkele geweldige apps voor videoconferenties: Skype, Zoom of Slack.
-
Gebruik een directe service. Voor bedrijven wiens activiteiten samenwerking en frequente communicatie van werknemer tot werknemer vereisen, is instant-on service de meest geschikte optie omdat het werknemers realtime communicatie biedt.- Als de medewerker tijdens de training vragen heeft, kan hij of zij u via de directe regel doorverwijzen voor een snelle reactie. Je kunt hem ook via hetzelfde kanaal reacties en opmerkingen over zijn werk sturen.
- Hier zijn enkele niet-betalende diensten die uw bedrijf kan gebruiken: Skype, Google+ Hangouts en Spark.
- De directe taak is misschien niet de beste optie als uw werknemer niet op dezelfde uren werkt als de rest van het team.
-
Stuur s naar de zelfstandige. E-mail is een goede optie als de werknemer niet dezelfde werkuren heeft, een andere tijdzone heeft of zijn eigen uren instelt. Stuur uw notities, trainingsmateriaal, links en bijlagen eenvoudig per e-mail.- Zorg ervoor dat hij weet hoe lang het duurt om een e-mail te beantwoorden.
Deel 2 Creëer effectief trainingsmateriaal
-
Ontwerp een trainingshandleiding of -gids voor de werknemer. De beschikbaarheid van een trainingshandleiding stelt werknemers in staat om te weten wat te doen wanneer ze een vraag of een misverstand hebben. E-mail de handleiding naar uw personeel of deel het in een cloudopslagsysteem. Je zou moeten omvatten:- de eerste taakverantwoordelijkheden,
- bedrijf beleid,
- hoe taken uit te voeren met behulp van software, online interfaces of andere tools,
- de wijze van communicatie met management.
-
Geef specifieke details over hoe de taken moeten worden uitgevoerd. Probeer te anticiperen op problemen of vragen van de werknemer en neem deze op in uw handleiding. Specifieke details stellen medewerkers in staat om eerst de taken te begrijpen die moeten worden uitgevoerd.- Bijvoorbeeld, in plaats van alleen maar te zeggen: "geef uw werk terug nadat u klaar bent", zeg dit in plaats daarvan: "klik op de knop sturen om ons uw werk te sturen nadat u klaar bent. Hiermee wordt de pagina vernieuwd en keert u terug naar de hoofdinterface. "
- Zorg ervoor dat u details opgeeft, zoals uren melden, werk inzenden of contact opnemen als er een probleem is.
-
Stel quota en doelen in voor elke taak. Nadat u de werknemer heeft verteld hoe hij een taak moet uitvoeren, zorgt u ervoor dat hij de regels, quota of aanwijzingen begrijpt die hij moet volgen. Hoeveel werk moet hij per week doen? Hoe moet u met u communiceren? Hoe lang duurt het om het werk in te dienen?- Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "we verwachten dat je elk uur vijf (5) oproepen aanneemt" of "je moet je e-mails minstens elk uur tussen 9.00 en 17.00 uur controleren. "
-
Zorg voor educatieve inhoud voor software en hardware. Als er specifieke programma's of materialen zijn die de werknemer moet gebruiken, moet u, naast de schriftelijke instructies, duidelijk zien hoe u verder moet gaan.- Als u op een computerplatform werkt, gebruikt u een software voor schermopname om foto's of video's van het scherm te maken, waarin elke stap van het proces wordt beschreven.
- Diagrammen en grafieken kunnen zeer nuttig zijn voor werknemers die een bepaald apparaat of software moeten installeren.
-
Investeer in een online trainingsprogramma. Als u met een groot aantal mensen op afstand werkt, kunt u een bureau inhuren om een online trainingsmodule te ontwikkelen om een deel van het trainingsproces te automatiseren. Je werkt samen met het bureau om een aangepast platform te maken met video's en interactieve tools.- Dergelijke bureaus kunnen zich aan het publiek presenteren als opleidings- of wervingsbureaus.
- Ondanks de hoge kosten van deze optie, bespaart het u waardevolle tijd als u uw werknemers regelmatig traint.
Deel 3 Toezicht houden op personeel
-
Stel doelen voor uw werknemer. Maak een tijdlijn in de taken die hij of zij moet vervullen en stel specifieke doelen die moeten worden bereikt en het tijdsbestek om deze te bereiken. Dit helpt uw externe werknemers een richtlijn te geven en moedigt hen aan om sneller productief te worden.- Zeg bijvoorbeeld: "We willen dat u onze belsoftware vóór het einde van de eerste week kunt gebruiken. Tegen het einde van de eerste maand moet u minimaal 10.000 euro verkopen. "
-
Maak specifieke opmerkingen over de eerste taken. Maak constructieve opmerkingen over elke taak gedurende de eerste twee tot drie weken of totdat de werknemer bekend is met de verschillende fasen van zijn werk. Dit soort commentaar kan helpen om de richting en verwachtingen te peilen van het werk dat hij doet.- Zeg bijvoorbeeld iets als: "Deze foto's die u hebt ontworpen, zijn echt goed. We denken echter dat dit beter geschikt is voor het merk van ons bedrijf als u zich aan één kleurenschema houdt. Evenzo geven wij de voorkeur aan een kleiner lettertype. "
- Zijn eerste taak moet eenvoudig genoeg zijn met een korte vertraging. Vraag bijvoorbeeld om een klein artikel te schrijven of een spreadsheet te maken voor het einde van de dag. Dit zal je helpen om hem snel feedback te geven.
-
Vraag om opmerkingen en vragen. Moedig de werknemer aan om u te benaderen met eventuele vragen. Nadat de training is voltooid, vraagt u hem of hij een eerlijke mening heeft over het proces. Dit helpt u om het proces duidelijker te maken voor potentiële werknemers die op afstand werken.- Als de medewerker u met een vraag benadert, beantwoord deze dan zo goed mogelijk. Als u de indruk heeft dat het antwoord op het trainingsmedium ligt, probeer er dan naar te verwijzen door de sectie op te geven.
- Als de nieuwe medewerker u geen vragen stuurt, kunt u hem een eenvoudig bericht sturen met vergelijkbare inhoud: 'alleen voor nieuws. Hoe gaat de training? Heeft u nog vragen? "
- Laat de opmerkingen anoniem achter, zodat u zich vrij kunt uiten. Gebruik een online enquêtesite om een reactieformulier te maken.
-
Communiceer regelmatig met al uw werknemers. Houd zowel tijdens als na de training contact met hen en houd hen op de hoogte van het nieuws van het bedrijf. Nieuwsbrieven, online seminars of zelfs wekelijkse conference calls kunnen hen op de hoogte houden.- Werknemers die op afstand werken, hebben de neiging zich geïsoleerd of geen voeling te voelen met beslissingen, nieuws en actuele gebeurtenissen binnen het bedrijf. Daarom is het belangrijk om hen te ondersteunen en aan te moedigen om andere leden van het team en het bedrijf te benaderen en samen te werken via sociale netwerken, instant messaging of videoconferenties.